Caja menor

Se llama Caja Menor a una cantidad pequeña de fondos en efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque are inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $100 sería suficiente para las necesidades de los pequenhos negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen varios miles de dólares a discreción como fondos para la caja menor.

Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.

Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $80 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $80 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.