Oficina sin papel

Una oficina tradicional consiste en un sistema compuesto de infinidad de tipos contenedores donde almacenar los documentos como carpetas, cajas, fuelles y muchos otros, todos ellos requiriendo grandes cantidades de espacio y sujetos a la degradación.

Las empresas se ven obligadas a mantener estos documentos en buen estado de conservación por largos periodos de tiempo incurriendo en gastos bastante significativos en equipos y mantenimiento dependiendo de su tamaño y volumen de negocio.

Como contrapartida, la oficina sin papel representa un modelo mas moderno que puede consistir solamente en una mesa, una silla y un ordenador conectado a la red corporativa. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente documentación digital que se almacena localmente o se envía a través de la red corporativa o de Internet.

Historia

La oficina sin papel, es un concepto relativamente antiguo que data de los años 40 cuando se dio a conocer la idea de “La oficina del futuro”. Con la llegada de los ordenadores personales, esta idea tomó renovado impulso, sin embargo, los modernos y cada vez mas asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario.

Cabe destacar la aparición de un artículo aparecido en Business Week en el año 1975,[1] que predijo la inminente adopción de la oficina sin papel.

60 años de falsas profecías dañaron mucho este innovador concepto a lo largo de los años.

Es con la llegada de Internet, de la Web y del correo electrónico que esta tendencia vuelve a retomar toda su fuerza.

Hoy en día, la oficina sin papel está considerada como una filosofía innovadora que permite trabajar con la cantidad mínima de papel convirtiendo todo tipo de documentos al formato digital. Con la aparición de cada vez mas modernos y completos programas de gestión empresarial, MRPs y ERPs.

Con la madurez, en esta década, de conceptos como la factura digital y la firma electrónica, se eliminan dos muros antes insalvables como son la eliminación de las facturas en papel y la eliminación de los contratos en papel. Gracias a la firma digital, las versiones electrónicas de dichos tipos de documentos se consideran incluso mas seguras que sus predecesores.

Impacto medio ambiental

El impacto de la oficina sin papel sobre el entorno puede llegar a ser enorme, solo en España se utiliza para la producción de papel destinada a la impresión de facturas, un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol, cada año.

Debido a la facilidad de uso de los nuevos sistemas de impresión, entre los años 1980 y 2000 la cantidad de papel consumido en oficinas creció un 100%. A partir del año 2000 se detuvo este crecimiento y desde entonces ha empezado a decrecer el consumo de papel en las oficinas, teóricamente a causa del cambio generacional, la nueva generación prefiere leer los documentos directamente en la pantalla en lugar de imprimirlos para leerlos después.

Barreras para su implantación definitiva

Para su total implantación existen diversas barreras a superar:

• Procesos de negocio ya establecidos.
• Regulaciones gubernamentales.
• Desconocimiento de la tecnología y sus herramientas.
• La longevidad de los documentos digitales.

En España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria y el apoyo del MITC han supuesto un gran impulso para la adopción de la oficina sin papel; si bien la adopción real, especialmente en las pymes es reducida, se han sentado las bases para su futuro desarrollo.