Система управления документами: различия между версиями

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску
Интерактивная навигация по истории
(Показать все непатрулированные изменения)
[непроверенная версия][непроверенная версия]
← Предыдущая правка
Содержимое удалено Содержимое добавлено
ВизуальныйВики-текст
м В шаблоне 'переработать' (до 2016 ш:чистить) добавлена дата установки: 2008-06-23
 
(не показано 5 промежуточных версий 5 участников)
Строка 1: Строка 1:
{{переработать}}{{soft-stub}}
{{переработать|дата=2008-06-23}}

'''Система управления документами''', '''СУД''', '''DMS''' ({{lang-en|''Document management system''}}) — [[компьютер]]ная система (или набор [[компьютерная программа|компьютерных программ]]), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных [[артефакт]]ов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент [[Система управления содержимым#Разновидности|систем управления содержимым масштаба предприятия]] (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности [[Система управления содержимым|систем управления содержимым]] (CMS).
'''Система управления документами''', '''СУД''', '''DMS''' ({{lang-en|''Document management system''}}) — [[компьютер]]ная система (или набор [[компьютерная программа|компьютерных программ]]), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных [[артефакт]]ов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент [[Система управления содержимым#Разновидности|систем управления содержимым масштаба предприятия]] (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности [[Система управления содержимым|систем управления содержимым]] (CMS).


Строка 7: Строка 8:


=== Метаданные ===
=== Метаданные ===
Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.
Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по [[Ключевое слово|ключевым словам]] внутри документа.


=== Интеграция ===
=== Интеграция ===
Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.
Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для [[Офисный пакет|офисных пакетов]] и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование [[Открытый стандарт|открытых стандартов]], таких как: ODMA, [[LDAP]], [[WebDAV]] и [[SOAP]].


=== Захват ===
=== Захват ===
Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя [[сканер изображений|сканер]]ы и [[МФУ]]. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.
Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя [[сканер изображений|сканеры]] и [[МФУ]]. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.


=== Индексирование ===
=== Индексирование ===
Строка 23: Строка 24:
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде [[СУБД]] (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в [[СУБД]] может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде [[СУБД]] (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в [[СУБД]] может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.


=== Нормативные требования ===
== Нормативные требования в Российской Федерации ==
К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:
К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:
* Федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ

⚫
* ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
* Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 № 77-ФЗ<ref>{{Cite web|url=http://base.garant.ru/103526/|title=Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями и дополнениями) {{!}} ГАРАНТ|website=base.garant.ru|access-date=2021-05-19}}</ref>
* ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
*Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ<ref>{{Cite web|url=http://base.garant.ru/12184522/|title=Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) {{!}} ГАРАНТ|website=base.garant.ru|access-date=2021-05-19}}</ref>
⚫
* ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
*Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"<ref>{{Cite web|url=http://base.garant.ru/73524230/|title=Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" {{!}} ГАРАНТ|website=base.garant.ru|access-date=2021-05-19}}</ref>
* ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
*Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"<ref>{{Cite web|url=http://base.garant.ru/71183090/|title=Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" {{!}} ГАРАНТ|website=base.garant.ru|access-date=2021-05-19}}</ref>
⚫
* ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
⚫
*ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200142871|title=ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов}}</ref>
*ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200163564|title=ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы}}</ref>
* ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами»
⚫
* ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
⚫
*ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200128331|title=ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь}}</ref>
⚫
* ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем»
*ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования <ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200158290|title=ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования}}</ref>
⚫
* ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»
⚫
*ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200067603|title=ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы}}</ref>
⚫
* ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 «Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239»
*ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200108901|title=ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами}}</ref>
⚫
*ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200108037|title=ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению}}</ref>
⚫
*ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200146299|title=ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем}}</ref>
⚫
*ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200118642|title=ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией}}</ref>
⚫
*ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/1200094447|title=ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239}}</ref>
*Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)<ref>{{Cite web|url=https://docs.cntd.ru/document/901730479|title=Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)}}</ref>
*Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" <ref>{{Cite web|url=http://base.garant.ru/72020678/|title=Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" {{!}} ГАРАНТ|website=base.garant.ru|access-date=2021-05-19}}</ref>
*Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 4 декабря 2020 г. N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций"<ref>{{Cite web|url=http://base.garant.ru/400418692/|title=Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций" {{!}} ГАРАНТ|website=base.garant.ru|access-date=2021-05-19}}</ref>


== См. также ==
== См. также ==
*[[Система автоматизации документооборота|Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО)]]
* [[Система автоматизации документооборота|Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО)]]
*[[Управление записями|Управление записями (англ. Records Management)]]
* [[Управление записями|Управление записями (англ. Records Management)]]
*[[Управление корпоративным контентом|Управление корпоративным контентом (Enterprise content management, ECM)]]
* [[Управление корпоративным контентом|Управление корпоративным контентом (Enterprise content management, ECM)]]
*[[Управление образами документов|Управление образами документов (Document Imaging)]]
* [[Управление образами документов|Управление образами документов (Document Imaging)]]
*[[Жизненный цикл документа]]
* [[Жизненный цикл документа]]

== Примечания ==
{{примечания}}


{{rq|wikify|sources|img}}
{{rq|wikify|sources|img}}
{{Родственные проекты}}
{{Навигация}}


[[Категория:Системы электронного документооборота|*]]
[[Категория:Системы электронного документооборота|*]]

Текущая версия от 00:59, 8 января 2025

Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS).

В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.

Сервисы DMS

[править | править код]

Метаданные

[править | править код]

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция

[править | править код]

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Захват

[править | править код]

Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование

[править | править код]

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Хранилище

[править | править код]

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

Нормативные требования в Российской Федерации

[править | править код]

К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:

  • Федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
  • ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
  • ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами»
  • ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
  • ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем»
  • ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»
  • ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 «Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239»

См. также

[править | править код]

Примечания

[править | править код]
Источник — https://ru.wikipedia.org/ruwiki/w/index.php?title=Система_управления_документами&oldid=142564918