Система управления документами: различия между версиями
[непроверенная версия] | [непроверенная версия] |
м робот изменил: no:Dokumenthåndteringssystemer |
Sldst-bot (обсуждение | вклад) м В шаблоне 'переработать' (до 2016 ш:чистить) добавлена дата установки: 2008-06-23 |
||
(не показано 46 промежуточных версий 31 участника) | |||
Строка 1: | Строка 1: | ||
{{переработать|дата=2008-06-23}} |
|||
{{чистить}}{{soft-stub}} |
|||
⚫ | '''Система управления документами''', '''СУД''', '''DMS''' ({{lang-en|''Document management system''}}) — [[компьютер]]ная система (или набор [[компьютерная программа|компьютерных программ]]), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных [[артефакт]]ов) бумажных документов. |
||
⚫ | '''Система управления документами''', '''СУД''', '''DMS''' ({{lang-en|''Document management system''}}) — [[компьютер]]ная система (или набор [[компьютерная программа|компьютерных программ]]), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных [[артефакт]]ов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент [[Система управления содержимым#Разновидности|систем управления содержимым масштаба предприятия]] (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности [[Система управления содержимым|систем управления содержимым]] (CMS). |
||
Данное понятие тесно связано с концепцией [[Content Management System]] (система управления содержимым) и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (CMS уровня предприятия). |
|||
В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку [[метаданные|метаданными]] и безопасность по отношению к документам |
В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, [[версионирование]], пометку [[метаданные|метаданными]] и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа. |
||
== Сервисы DMS == |
== Сервисы DMS == |
||
=== Метаданные === |
=== Метаданные === |
||
⚫ | Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по [[Ключевое слово|ключевым словам]] внутри документа. |
||
⚫ | Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов |
||
=== Интеграция === |
=== Интеграция === |
||
⚫ | Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для [[Офисный пакет|офисных пакетов]] и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование [[Открытый стандарт|открытых стандартов]], таких как: ODMA, [[LDAP]], [[WebDAV]] и [[SOAP]]. |
||
⚫ | Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов |
||
=== Захват === |
=== Захват === |
||
⚫ | |||
⚫ | |||
=== Индексирование === |
=== Индексирование === |
||
⚫ | Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа. |
||
⚫ | Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, |
||
=== Хранилище === |
=== Хранилище === |
||
⚫ | |||
⚫ | |||
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде [[СУБД]] (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в [[СУБД]] может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных. |
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде [[СУБД]] (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в [[СУБД]] может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных. |
||
== Нормативные требования в Российской Федерации == |
|||
=== Развитые возможности поиска === |
|||
К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся: |
|||
* Федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ |
|||
=== Известные системы === |
|||
* ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» |
|||
Наиболее перспективным считается направление систем, предоставляемых по модели SaaS. |
|||
* ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» |
|||
* ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» |
|||
* ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» |
|||
* ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» |
|||
* ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» |
|||
* ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» |
|||
* ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем» |
|||
* ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией» |
|||
* ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 «Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239» |
|||
== См. также == |
== См. также == |
||
* [[ |
* [[Система автоматизации документооборота|Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО)]] |
||
* [[Управление записями|Управление записями (англ. Records Management)]] |
|||
* [[Управление корпоративным контентом|Управление корпоративным контентом (Enterprise content management, ECM)]] |
|||
* [[Управление образами документов|Управление образами документов (Document Imaging)]] |
|||
* [[Жизненный цикл документа]] |
|||
== Примечания == |
|||
{{примечания}} |
|||
{{rq|wikify|sources|img}} |
{{rq|wikify|sources|img}} |
||
{{Родственные проекты}} |
|||
[[Категория:Системы электронного документооборота|*]] |
[[Категория:Системы электронного документооборота|*]] |
||
[[af:Dokumentbestuurstelsel]] |
|||
[[cs:Správa dokumentů]] |
|||
[[de:Dokumentenmanagement]] |
|||
[[en:Document management system]] |
|||
[[es:Software de gestión documental]] |
|||
[[fa:سامانه مدیریت اسناد]] |
|||
[[fr:Gestion électronique des documents]] |
|||
[[it:Document Management System]] |
|||
[[ja:文書管理システム]] |
|||
[[lt:Dokumentų valdymo sistema]] |
|||
[[nl:Documentmanagementsysteem]] |
|||
[[no:Dokumenthåndteringssystemer]] |
|||
[[pl:System zarządzania dokumentami]] |
|||
[[pt:Gerenciamento eletrônico de documentos]] |
|||
[[sk:Document management system]] |
|||
[[sv:Dokumenthanteringssystem]] |
Текущая версия от 00:59, 8 января 2025
Эта статья нуждается в переработке. |
Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS).
В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.
Сервисы DMS
[править | править код]Метаданные
[править | править код]Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.
Интеграция
[править | править код]Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.
Захват
[править | править код]Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.
Индексирование
[править | править код]Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.
Хранилище
[править | править код]Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.
Нормативные требования в Российской Федерации
[править | править код]К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:
- Федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
- ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
- ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
- ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами»
- ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
- ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем»
- ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»
- ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 «Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239»
См. также
[править | править код]- Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО)
- Управление записями (англ. Records Management)
- Управление корпоративным контентом (Enterprise content management, ECM)
- Управление образами документов (Document Imaging)
- Жизненный цикл документа
Примечания
[править | править код]Для улучшения этой статьи желательно:
|