Система управления документами: различия между версиями

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску
[непроверенная версия][непроверенная версия]
Содержимое удалено Содержимое добавлено
м робот изменил: no:Dokumenthåndteringssystemer
м В шаблоне 'переработать' (до 2016 ш:чистить) добавлена дата установки: 2008-06-23
 
(не показано 46 промежуточных версий 31 участника)
Строка 1: Строка 1:
{{переработать|дата=2008-06-23}}
{{чистить}}{{soft-stub}}
'''Система управления документами''', '''СУД''', '''DMS''' ({{lang-en|''Document management system''}}) — [[компьютер]]ная система (или набор [[компьютерная программа|компьютерных программ]]), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных [[артефакт]]ов) бумажных документов.


'''Система управления документами''', '''СУД''', '''DMS''' ({{lang-en|''Document management system''}}) — [[компьютер]]ная система (или набор [[компьютерная программа|компьютерных программ]]), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных [[артефакт]]ов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент [[Система управления содержимым#Разновидности|систем управления содержимым масштаба предприятия]] (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности [[Система управления содержимым|систем управления содержимым]] (CMS).
Данное понятие тесно связано с концепцией [[Content Management System]] (система управления содержимым) и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (CMS уровня предприятия).


В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку [[метаданные|метаданными]] и безопасность по отношению к документам также хорошо, как и индексирование и развитые возможности поиска документа.
В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, [[версионирование]], пометку [[метаданные|метаданными]] и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.


== Сервисы DMS ==
== Сервисы DMS ==


=== Метаданные ===
=== Метаданные ===
Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по [[Ключевое слово|ключевым словам]] внутри документа.

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов, или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.


=== Интеграция ===
=== Интеграция ===
Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для [[Офисный пакет|офисных пакетов]] и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование [[Открытый стандарт|открытых стандартов]], таких как: ODMA, [[LDAP]], [[WebDAV]] и [[SOAP]].

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов та-ких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.


=== Захват ===
=== Захват ===
Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя [[сканер изображений|сканеры]] и [[МФУ]]. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Перевод в цифру бумажных документов, используя [[сканер]]ы и [[МФУ]]. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.


=== Индексирование ===
=== Индексирование ===
Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлечённого из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.


=== Хранилище ===
=== Хранилище ===
Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных.


Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде [[СУБД]] (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в [[СУБД]] может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде [[СУБД]] (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в [[СУБД]] может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.


== Нормативные требования в Российской Федерации ==
=== Развитые возможности поиска ===
К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:

* Федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
=== Известные системы ===
* ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Наиболее перспективным считается направление систем, предоставляемых по модели SaaS.
* ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
* ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
* ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
* ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
* ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами»
* ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
* ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем»
* ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»
* ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 «Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239»


== См. также ==
== См. также ==
* [[Системы автоматизации документооборота]]
* [[Система автоматизации документооборота|Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО)]]
* [[Управление записями|Управление записями (англ. Records Management)]]
* [[Управление корпоративным контентом|Управление корпоративным контентом (Enterprise content management, ECM)]]
* [[Управление образами документов|Управление образами документов (Document Imaging)]]
* [[Жизненный цикл документа]]


== Примечания ==
{{примечания}}


{{rq|wikify|sources|img}}
{{rq|wikify|sources|img}}
{{Родственные проекты}}


[[Категория:Системы электронного документооборота|*]]
[[Категория:Системы электронного документооборота|*]]

[[af:Dokumentbestuurstelsel]]
[[cs:Správa dokumentů]]
[[de:Dokumentenmanagement]]
[[en:Document management system]]
[[es:Software de gestión documental]]
[[fa:سامانه مدیریت اسناد]]
[[fr:Gestion électronique des documents]]
[[it:Document Management System]]
[[ja:文書管理システム]]
[[lt:Dokumentų valdymo sistema]]
[[nl:Documentmanagementsysteem]]
[[no:Dokumenthåndteringssystemer]]
[[pl:System zarządzania dokumentami]]
[[pt:Gerenciamento eletrônico de documentos]]
[[sk:Document management system]]
[[sv:Dokumenthanteringssystem]]

Текущая версия от 00:59, 8 января 2025

Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS).

В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.

Метаданные

[править | править код]

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция

[править | править код]

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование

[править | править код]

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

Нормативные требования в Российской Федерации

[править | править код]

К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:

  • Федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
  • ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
  • ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами»
  • ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
  • ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем»
  • ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»
  • ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 «Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239»

Примечания

[править | править код]