Портфель проектов
Портфель проектов (англ. project portfolio) — это набор проектов и/или программ и других работ, объединенных вместе для достижения более эффективного управления и обеспечения выполнения стратегических целей организации.
Элементы портфеля проектов
Элементы (компоненты) портфеля проектов — это составляющие портфеля: проекты, программы, субпортфели (подпортфели). Элементы портфеля могут быть независимы друг от друга в отличие от проектов, входящих в программу, а сам портфель может включать подпортфели проектов.
Все компоненты портфеля должны имеет следующие характеристики:
- Отражать существующие или потенциальные инвестиции компании
- Соответствовать корпоративным целям и задачам
- Иметь такие отличительные особенности, которые позволяли бы группировать их для более эффективного управления
- Поддаваться количественному определению
Сравнение проектов, программ и портфелем
Проекты | Программы | Портфели проектов |
---|---|---|
Для проектов характерен узкий
масштаб с определенным составляющими. |
Для программ характерен широкий масштаб,
которой может быть изменен, чтобы оправдать ожидания организации. |
Для портфелей характерна деловая область,
которая изменяется со стратегическими целями организации |
Менеджер проекта старается свести изменения к минимуму | Руководитель программы проектов вынуждены ожидать изменения и даже принимать их | Руководители портфеля проектов постоянно отлеживают изменения в окружающей среде |
Успех измеряется соответствием бюджету, временным ограничениям и доведению продукта до желаемого результата | Успех измеряется в терминах рентабельности инвестиций (ROI), новыми способностями и получением выгод | Успех измеряется в терминах совокупного результата составляющих портфеля |
Стиль лидерства: лидер сосредотачивается на постановке задачи и фокусировании на критериях успеха | Стиль лидерства: лидер сосредотачивается на управлении отношениями и разрешении конфликтов.
Руководитель программы проектов должен уметь облегчать и регулировать политические аспекты взаимоотношений с заинтересованными сторонами |
Стиль лидерства должен помогать в принятии решений по портфелю проектов |
Менеджеры проекта управляют техническим персоналом, специалистами, и т. д. | Руководители программы проектов управляет менеджерами проектов | Руководители портфеля проектов могут руководить штатом управления портфелем проекта или координировать его деятельность |
Менеджеры проекта — игроки команды, которые мотивируют использование знаний и навыков участников | Руководители программы проектов — лидеры, обеспечивающие видение и лидерство | Руководители портфеля проектов — лидеры, обеспечивающие способность проникновения в суть и синтез |
Менеджеры проекта проводят детализированное планирование для управления выполнения продукта проекта | Руководители программы проектов создают планы более высокого уровня, показывающие, как управлять проектами, для которых есть детализированные планы | Руководители портфеля проектов создают и поддерживают необходимый процесс и коммуникации относительно совокупного портфеля |
Менеджеры проекта контролируют и управляют задачами и работой производства продуктов проектов | Руководители программы проектов контролируют проекты и текущую работу через структуры управления | Руководители портфеля проектов контролируют совокупную работу и оценивают показатели |
Управление портфелем проектов
Управление портфелем проектов — это централизованное управление одним или несколькими портфелями, включающее в себя идентификацию, определение приоритетов, авторизацию, управление и контроль выполнения проектов, программ и других работ для достижения определенных стратегических целей компании.
Процедура управления портфелем проектов существенно отличается от управления одним проектом, она, по сути, является процедурой более высокого уровня и имеет иные цели и средства их достижения. Цели управления портфелем проектов проистекают напрямую из тех проблем, которые возникают в мультипроектной среде. К основным целям относятся:
- Селекция проектов и формирование портфеля, который способен обеспечить достижение как тактических, так и стратегических целей организации.
- Балансирование портфеля, то есть достижение равновесия между краткосрочными и долгосрочными проектами, между рисками проектов и возможными доходами от их реализации, разработка новых товаров и улучшение старых и так далее.
- Мониторинг процессов планирования и выполнения выбранных проектов. В частности, принятие решений относительно выделения ограниченных ресурсов, обеспечение всех проектов необходимыми ресурсами в адекватном количестве при одновременном обеспечении выгодного и эффективного использования ресурсов.
- Анализ эффективности портфеля проектов и поиск путей ее повышения. Принятие решений о введение в портфель новых проектов или о закрытии убыточных или мало эффективных проектов.
- Сравнение возможностей новых проектов между собой и по отношению к проектам, уже включенным в портфель, а также оценка их взаимовлияния.
- Согласование требований этих проектов с другой деятельностью, не имеющей отношения к проектам как таковым (например, производство готовой продукции и т. д.). Тесное взаимодействие с различными функциональными подразделениями.
- Обеспечение стабильного и эффективного механизма управления проектами. Например, разработка организационных схем и систем управления для удовлетворения постоянно меняющихся потребностей проектов или поиск путей закрепления знаний, полученных сотрудниками в ходе выполнения различных проектов.
- Предоставление информации и рекомендаций руководителям всех уровней для принятия ими решений
Процессы управления портфелем проектов
Процессы управления портфелем проектов делятся на две группы: группа процессов «Выравнивания» (Aligning Process Group) или формирования портфеля и группа процессов «Мониторинга и контроля» (Monitoring Process Group).
Aligning Process Group:
- Идентификация проектов (Identification),
- Категоризация проектов (Categorization),
- Оценка проектов (Evaluation),
- Отбор проектов (Selection),
- Определение приоритетов (Prioritization),
- Балансирование портфеля (Portfolio Balancing)
- Авторизация проектов (Authorization).
Monitoring Process Group:
- Пересмотр портфеля и составление отчетов (Portfolio Reporting and Review)
- Стратегические изменения (Strategic Change)
Литература
- Аньшин В. М., Демкин И. В., Никонов И. М., Царьков И. Н. Модели управления портфелем проектов в условиях неопределенности. — М.: МАТИ, 2008.
- Кендалл, Д. И., Роллинз, С. К. Современные методы: управления портфелями проектов и офис управления проектами.. — Питер, 2004.
- Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В. Модели и методы управления портфелями проектов. — М.: ПМСОФТ, 2005. — С. 206.
- Project Management Institute. Standard for Portfolio Management, The. — PMI, 2006. — С. 79. — ISBN 978-19-30-6-999-08.