CompanyMedia

CompanyMedia
Тип	СЭД
Разработчик	Компания "ИнтерТраст"
Написана на	Lotus Script, C++, Java
Операционные системы	Сервер: Windows, Linux Клиент: Windows, WinMobile, WWW
Последняя версия	3.6 (2011)
Лицензия	Проприетарная
Сайт	www.intertrust.ru/cmedia

CompanyMedia — программный комплекс — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами (СЭДиУП), производимая Компанией ИнтерТраст с 1998 г. по настоящее время, на основе платформы совместной работы пользователей (GroupWare) IBM Lotus Notes/Domino. CompanyMedia является зарегистрированным товарным знаком производителя — компании «ИнтерТраст». Система CompanyMedia относится к классу систем управления корпоративным контентом(ECM). В настоящее время, в её состав входят 22 модуля, выполняющие различные задачи, от автоматизации классических задач общего и частного документооборота до поддержки групповой работы и автоматизации бизнес-процессов. В целом, эти предметные модули могут быть разделены на следующие пять категорий:

• документационное обеспечение управления;
• управление типовыми деловыми процессами;
• управление документацией;
• управление регламентированными процессами;
• коллективная работа с документами.

Вследствие специфики системы, основными группами её потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса. В целом, потребителей СЭД CompanyMedia можно охарактеризировать как организации с большим количеством работников и одновременно высоким уровнем территориальной распределённости структурных подразделений, а также дочерних и зависимых обществ, которым в свою очередь требуются решения, обеспечивающие сквозной документооборот по всей территории местонахождения компании.

Особенности внедрения и эксплуатации

• Система CompanyMedia развивается в виде типовой системы, состоящей из унифицированных модулей, отвечающих за автоматизацию определённых видов работы с документами.
• Вторым направлением развития системы являются заказные разработки, позволяющие в кратчайшие сроки и с минимальными затратами провести адаптацию унифицированного модуля к требованиям, предъявляемым заказчиком системы, если они отличаются от типовых.
• Конечная настройка системы, заполнение базовых справочников производятся специалистами на местах и не требует изменений программного кода системы.

Положение на рынке

• в 2008 году, по общему числу рабочих мест на рынке СЭД CompanyMedia заняла третье место с относительной долей в 11 %.
• в 2007 году, по общему числу рабочих мест на рынке СЭД CompanyMedia заняла шестое место с относительной долей в 8 %.
• Среди систем, платформенных надстроек, CompanyMedia заняла второе место в 2008 году с долей рынка в 38 % и второе место в 2007 году с долей рынка в 29 %.
• Основное количество внедрений системы в России приходится на Центральный округ (32 %), на втором месте (по 16 %) идут Приволжский, Сибирский и Уральский округа, а на третьем (по 8 %) Южный и Северо-Западный округа.
• Большая часть внедрений CompanyMedia (44 %) приходится на компании с численностью от 100 до 500 человек, далее (32 %) — численностью до 100 человек, на третьем месте (12 %) идут внедрения в компаниях с численностью от 500 до 1500 человек, далее (8 %) идут внедрения в компаниях с численностью персонала от 1500 до 5000 сотрудников, на пятом месте (4 %) идут внедрения в компаниях с общей численностью персонала свыше 5000.

История системы, лицензии и сертификаты

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами CompanyMedia имеет более пятидесяти сертификатов, свидетельств и лицензий. Вот некоторые из них:

• Свидетельство Роспатента № 990954 от 27.12.1999 об официальной регистрации программы для ЭВМ «CompanyMedia».
• Сертификат соответствия программы для ЭВМ «CompanyMedia» требованиям по характеристикам качества СТУ 115.007-2001, выданный «РОСИНФОСЕРТ» Министерства Российской Федерации по связи и информатизации.
• Сертификат качества Госстандарта России на Корпоративную систему автоматизации документооборота «CompanyMedia» № РОСС RU.0001.04ЯА1139 от 14.06.2007.
• Сертификат качества Госстандарта России на информационную систему «CompanyMedia-Корпоративный электронный архив» № РОСС RU.0001.04ЯА1249 от 20.12.2008.
• Сертификат качества Госстандарта России на Корпоративную систему автоматизации документооборота «CompanyMedia» — Управление персоналом № РОСС RU.0001.04ЯА1137 от 14.06.2007.
• Сертификат качества Госстандарта России на Корпоративную систему автоматизации документооборота «CompanyMedia» — Управление планированием № РОСС RU.0001.04ЯА1136 от 14.06.2007.
• Сертификат качества Госстандарта России на Корпоративную систему автоматизации документооборота «CompanyMedia» — Управление проектами и договорами № РОСС RU.0001.04ЯА1138 от 14.06.2007.

5 сентября 2008 года корпоративная информационная система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia, разработанная Компанией «ИнтерТраст», получила сертификат соответствия № 1674, выданный ФСТЭК России и подтверждающий наличие встроенных средств защиты информации от несанкционированного доступа в CompanyMedia, отвечающих требованиям безопасности информации № РОСС RU.0001.01БИ00.

Структура CompanyMedia

Все модули СЭДиУП CompanyMedia имеют перед названием приставку CM-, обозначающую принадлежность модуля именно к этой системе электронного документооборота, что отличает их от другой разработки того же производителя — СЭД OfficeMedia, предназначенной для малых и средних организаций, но, в целом, поддерживающих стандартную функциональность систем электронного документооборота. Модули системы разбиты на пять категорий по прикладным типам.

Документационное обеспечение управления

В категорию ДОУ (документационное обеспечение управления) в настоящий момент включены модули, выполняющие задачи общего и частного документооборота организации.

• CM-Входящие документы (СМ-ВхД) — модуль обеспечивает обработку входящей корреспонденции от юридических и физических лиц, одновременно контролируя дубликаты и копийность поступивших документов обеспечивает возможность регистрации документов, первичную обработку и дополнение сопутствующими материалами, формирование резолюции по входящему документу, а также используя сервисы CompanyMedia, обеспечивает контроль её исполнения с формированием соответствующей отчётности.
• CM-Обращения граждан (СМ-ОГ) — модуль функционально идентичный модулю «входящие документы» но обеспечивающий расширенную функциональность, необходимую для работы с физическими лицами, включая обработку паспортных данных, категории социальной защищённости и других особенностей. Модуль предназначен, в первую очередь, для организаций, предоставляющих услуги населению и органов всех видов власти, ведущих приём граждан.
• CM-Иcходящие документы (СМ-ИсхД) — модуль обеспечивает весь цикл работы с исходящими документами от подготовки проекта документа через согласование его текста и дальнейшее подписание оригинала уполномоченным должностным лицом до отправки документа адресату с одновременным контролем его получения.
• CM-Делопроизводство — модуль позволяющий объединять документы организации как находящиеся в СЭДиУП CompanyMedia, так и не относящиеся к ней (документы в других системах, бумажные оригиналы и т. д.) в дела, давая последним названия в соответствии с индексообразующим классификатором (номенклатурой дел), утверждённым в организации. По завершении жизненного цикла, документы, сгруппированные в дела, имеется возможность как напрямую уничтожать из CompanyMedia, так и передавать на архивное хранение в в подсистему СМ-Корпоративный Электронный Архив, в соответствии с федеральным законодательством, предписывающим архивное хранение документов в случае если последние представляют ценность для сотрудников, организации, либо государства.
• CM-Факс — модуль, позволяющий через корпоративный сервер организации осуществлять отправку и приём факсимильных сообщений с последующей их рассылкой адресатам внутри организции по электронной почте, а также одновременным ведением системных журналов учёта переданных и принятых сообщений, что позволяет значительно уменьшить количество арендуемых организацией телефонных номеров, а также обеспечить полный контроль над входящими и исходящими факсимильными сообщениями организации и сведения к минимуму возможности их утраты.
• CM-Заседания — модуль, обеспечивающий функциональность подготовки повестки плановых, циклических и внеплановых заседаний и совещаний коллегиальных органов управления, а также проведения дальнейшей процедуры подготовки протокола проведённого заседания. Модуль СМ-Заседания обеспечивает посредством взаимодействия с другими модулями системы формирование и контроль исполнения поручений, выдаваемых на основании протокола заседания, а также публикацию протокола посредством модуля СМ-Нормативные и распорядительные документы (СМ-НРД).
• CM-Поручения — модуль, обеспечивающий функциональность выдачи поручений работникам организации с последующим двойным контролем исполнения: системным контролем по срокам и контролем исполнения по существу, выполняемое ответственным должностным лицом. Модуль также позволяет создавать вложенные поручения необходимого количества уровней, с одновременным контролем по сроку исполнения таким образом, чтобы сроки исполнения нижестоящих поручений не превышали иерархически вышестоящие. Также модуль позволяет формировать отчётность по исполнению поручений в виде соответствующих отчётов по должностным лицам, выдававшим распоряжения по исполнителям и в рамках определённых временных сроков.
• CM-Корпоративный Электронный Архив (СМ-КЭА) — модуль, обеспечивающий полное выполнение требований федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» в областях, регулирующих работу ведомственных архивов организаций, в том числе, приёма архивных материалов, поддержки работы экспертных комиссий, выполнение поиска, контроля выдачи архивных материалов в электронном виде на руки и в читальный зал с контролем возврата и прекращением доступа, выделением дел к уничтожению и передаче на внешнее хранение, а также переформирование дел, уже находящихся в архиве, а также автоматизированной подготовке разнообразных утверждённых архивных форм: описей, актов, справок. Модуль предусматривает возможность работы в режиме архивной картотеки, что позволяет управлять имеющимся материальным ведомственным архивом, принимать документы, объединённые в дела из СЭДиУП CompanyMedia, а также посредством ретроконверсивного ввода при потоковом и ручном сканировании архивных материалов. В настоящий момент, модуль СМ-КЭА является уникальным, представляя единственную корпоративную информационную систему, удовлетворяющую требованиям нормативного регулирования и построенную на основе IBM Lotus Notes/Domino.

Управление документацией

• СМ-Нормативная и распорядительная документация (СМ-НРД) — модуль позволяет проводить цикл подготовки проекта, согласования, утверждения, регистрации, опубликования и вывода (замены, отмены, аннулирования) нормативных (положения, регламенты, инструкции т. д.) и распорядительных (приказы, распоряжения и т. д.) документов организации. Модуль поддерживает гибкое управление правами доступа к документам (создание, просмотр, удаление, комплексные права), иерархическую структуру хранения документов, мощную систему поиска документов и папок как по их атрибутам (создатель, подписант, дата подписания и т. д.) так и по тексту самих документов, если он присутствует в системе.
• СМ-Техническая документация (СМ-ТД) — модуль позволяет выполнять работу по поддержке жизненного цикла технической документации в профильных организациях: подготовка проектов документов, их согласование и утверждение, регистрация, замена и отмена, управление версиями документов и правами доступа к ним.

Групповая работа с документами (Collaboration)

• СМ-Документация — модуль позволяет осуществлять групповую работу с документами в пределах разработки и управления версиями. Модуль СМ-Документация предназначен обеспечивать группу пользователей СЭДиУП CompanyMedia объединённых решением общих задач и общими информационными ресурсами, находящимися в корпоративной информационной сети высокой степени территориальной распределённости общими документами с поддержкой репликации. Система обеспечивает репликацию документов на удалённые рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений в документах, производимое в реальном времени, контроль всех версий документов и управление доступом к ним.

Управление типовыми процессами

• СМ-HelpDesk — модуль управления заявками на техническое обслуживание. Позволяет документировать заявки пользователей, контролировать их выполнение по срокам и по качеству (может использоваться обратная связь от пользователей системы, подавших заявку). Методика применения модуля позволяет планировать загруженность подразделений, ответственных за обработку обращений на техобслуживание, осуществлять подготовку отчётов о выполненных работах, а также статистических сведений как по подразделениям в целом, так и по конкретным работникам.
• СМ-Клиенты и Контакты (СМ-КиК) — модуль СМ-КиК является полнофункциональной системой класса CRM, реализованной в рамках системы CompanyMedia. Модуль СМ-КиК обеспечивает управления циклом взаимодействия с клиентом от первого контакта до повторных обращений. Обеспечивая возможность документирования контактной информации, сведений о должностных лица система СМ-КиК обеспечивает возможность связи с другими документами системы — договорами (СМ-Договора), Входящими и исходящими документами (СМ-ВхД и СМ-ИсхД). Многие дополнительные функции системы могут быть реализованы при помощи сервиса WorkFlow.
• СМ-Управление проектами — модуль управления проектами обеспечивает возможность детального управления проектной деятельностью в организации — планирования ресурсов, назначения исполнителей, выдачу исполнителям заданий и последующий контроль их исполнения по срокам и по существу, модуль поддерживает рассылку напоминаний о системных событиях, как то: назначение исполнителя, выдача задания исполнителю, наступление срока исполнения задания, информация о просрочке исполнения (отсутствии отчёта Исполнителя о выполнении задания по существу, направленного менеджеру проекта). Все напоминания снабжены активными ссылками на записи в базах данных СМ-Управление проектами и позволяют напрямую уточнить, либо выполнить требуемые действия.
• СМ-Управление персоналом (СМ-УП) — модуль предназначен, прежде всего, для автоматизации ведения в организации кадрового делопроизводства. СМ-Управление персоналом обеспечивает взаимосвязь информации, хранимой в CompanyMedia с записями кадрового учёта и позволяет осуществлять подготовку и управление документацией, входящей в состав личного дела, ведение которого в организациях регламентировано действующим законодательством. Система позволяет осуществлять подготовку и хранение следующих стандартизованных учётных форм: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7). Особенностью модуля является его полная интеграция в структуру служб системы CompanyMedia и, как следствие, возможность использовать все сервисы системы. Модуль соответствует требованиям федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
• СМ-Претензионная и исковая работа (СМ-ПИР) — модуль обеспечивает поддержку и взаимосвязь по документам, составляющим доказательную часть исковой работы и позволяет осуществлять поиск и дальнейшее объединение документов по типу принадлежности к этой группе. Документы при этом могут быть практически любыми, это записи из следующих прикладных модулей CompanyMedia: СМ-Вхд, СМ-ИсхД, СМ-ОГ, СМ-Договора, СМ-КиК и т. д.
• СМ-Доверенности — модуль обеспечивает автоматизацию работ по стандартным процедурам управления доверенностями в организации: выдача доверенностей, контроль актуальности и отзыв доверенностей, при этом модуль предоставляет для пользователя данные в удобной форме, позволяя выяснить какому должностному лицу на какой срок и для какой организации была выдана доверенность, своевременно отследить необходимость её продления, уведомить об этом и доверителя, и доверенных лиц и, при необходимости, делопроизводителей, в чьи функциональные обязанности может входить подготовка новой, либо продление срока действия старой доверенности, а также организация процедуры отзыва.
• СМ-Пропуска — модуль управления выдачей пропусков позволяет сотрудникам организации при появлении у них соответствующих служебных потребностей оформить, согласовать и утвердить заявку на выдачу пропуска. После утверждения заявка регистрируется и поступает на исполнение в бюро пропусков организации, где на её основании может быт выписан, либо выдан иным способом пропуск на территорию. Система содержит поисковые формы, позволяющие проанализировать выданные пропуска как по работникам, заказавшим, согласовавшим и утвердившим заявку, так и оценить загруженность работников бюро пропусков и количество пропусков, выдаваемых за определённый период на определённого человека.
• СМ-Командировки — модуль обеспечивает управление прохождением двух взаимодополняющих процессов: подготовка к командировке, включающая заявку, расчёт расходов, бронирование гостиницы и билетов, а также отчёт о командировке, позволяющий подготовить такие документы как авансовый отчёт по расходам и отчёт о выполнении целей командировки с последующим его согласованием и утверждением. Модуль обеспечивает подготовку и распечатку утверждённых форм отчётности: служебного задания о направлении работника в командировку (ф. Т-10а), приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (ф. Т-9), командировочного удостоверения (ф. T-10), авансового отчёта (ф. АО-1), отчёта по командировке. Позволяет хранить, обрабатывать и предоставлять доступ в соответствии с правами к сведениям по командировкам работников за длительный срок, до 5 лет, а при необходимости и более.

Автоматизация регламентированных процессов и потоков работ (WorkFlow)

• СМ-Универсальные заявки — модуль является прикладным использованием приложения на основе сервиса WorkFlow, позволяющего с одной стороны, минимизировать затраты при разработке новых документоориентированных приложений, с другой стороны, значительно ускорить, собственно, разработку. В настоящий момент модуль СМ-УЗ поддерживает автоматизацию процесса формирования, согласования и утверждения заявки на закупку товарно-материальных ценностей с контролем их передачи заказчику.

Архитектура системы

Архитектура СЭДиУП CompanyMedia базируется на сервисно-ориентированном подходе (SОА) и может быть представлена в виде четырёхуровневой системы:

Уровень технологической платформы

находится в основании структуры и представляет собой нереляционную, объектно-ориентированную систему управления базами данных (СУБД) IBM Lotus Domino, которая обеспечивает хранение самих электронных документов, их контента и метаданных; обеспечивает доступ к ним в условиях высокого уровня территориальной распределённости, репликацию хранимых данных по серверам системы, а также частично обеспечивает функциональность управления и разграничения доступа к данным.

Уровень системных сервисов

обеспечивает прикладные модули необходимыми им унифицированными ресурсами. Используя унифицированный API, сервисы могут давать необходимые ресурсы любому модулю обработки информации, а также любому другому сервису.

• ActiveFrame — комплекс документоориентированных сервисов системы, обеспечивающий функциональность большей части унифицированных документоориентированных модулей. ActiveFrame предоставлет сервисные ресурсы по запросу модулей, обеспечивая последние унифицированным набором ресурсов, необходимым для обеспечения электронного документооборота. К сервисам, базирующимся в ActiveFrame относятся: справочники и классификаторы, согласование и утверждение, контроль исполнения поручений, обработка информации и подготовка печатных форм, автоматизированное формирование дел, интерактивный корпоративный тренинг, интегрированная система криптографической защиты информации (СКЗИ).
• AF-WorkFlow — сервис продвижения автоматизируемых бизнес-процессов, использующий в качестве основы документы, их метаданные и маршруты движения документопотока.
• ChangePump — сервис событийно-ориентированной обработки информации.
• СКЗИ — сервис сторонней разработки, обеспечивающий обработку электронной цифровой подписи и криптографической защиты информации, относящийся к линейке КриптоПро.

Уровень прикладных модулей

Его состав и основной функциональность детально описаны в предыдущем разделе.

Уровень интерфейса

• IBM Lotus Notes — самый многофункциональный интерфейс системы, обеспечивающий любой из модулей всей заложенной в него интерфейсной функциональностью, включая не только непосредственную работу с пользователем, но и, к примеру, сканирование документов с распознаванием контента и т. д.
• Microsoft Internet Explorer — интерфейс, обеспечивающий усеченную функциональность системы только в тех модулях, которые снабжены поддержкой доступа через Internet/Intranet.
• Мобильный интерфейс — интерфейс системы, позволяющий обеспечить стандартную системную функциональность части прикладных модулей через использование Windows Mobile — приложения.
• iPad интерфейс — приложения для платформы iOS, автоматизирующие отдельные модули СЭД CompanyMedia. Развитие этой линейки продуктов было начато в середине 2010 года.

Критика

Среди критики этого программного продукта особенно заметны следующие:

• Рабочие места системы поддерживают только ОС Windows, Linux, AIX — нет поддержки Mac OS X
• Web интерфейс реализован только для IE
• Система не является коробочным решением. Требуется процесс внедрения с участием производителя или его партнёров
• Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 50 может быть неэффективным
• Во многом излишне консервативный пользовательский интерфейс модулей.

См. также

• IBM Lotus Notes
• Системы электронного документооборота
• Платформа совместной работы пользователей (GroupWare)
• Системы управления корпоративным контентом (ECM)
• Проприетарная лицензия
• Apple iPad

Ссылки

• Компания «Интертраст» — Сайт производителя программной системы CompanyMedia.
• CompanyMedia — Сайт самой программной системы.
• iPapka - приложение в Apple AppStore.
• Lotus Notes — русскоязычный раздел сайта вендора IBM Lotus Notes
• Компания Программа-Т — Нижегородская компания занимающаяся продвижением программных продуктов с решениями основанных на CompanyMedia.
• «ИБС Казань» — Внедрение системы электронного документооборота на территории республики Татарстан.